La factura proforma contiene los detalles que, posteriormente, se incluirán en la factura definitiva que será la que finalmente tenga validez fiscal. La emite generalmente el proveedor, bien por iniciativa propia, bien por solicitud del cliente, con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información necesaria antes de concluir la operación de compra. Este documento detalla una oferta comercial, indicando la forma exacta que tendrá la factura que finalmente se emitirá tras la venta o el suministro cuando se haya producido.

Se trata de un modelo de factura bastante particular dada su naturaleza legal y comercial y por carecer de validez fiscal y contable. Esta factura se puede comparar con un presupuesto y resulta muy útil para que el comprador confirme sus datos y la operación de venta.

Estas facturas no forman parte de la contabilidad de la empresa y que no es aplicable aquí el derecho a la recuperación del IVA ingresado a Hacienda de aquellas facturas a clientes en concurso de acreedores.

En cuanto a los campos obligatorios que deberá contener una factura proforma están:

• Fecha de emisión de la factura.
• Datos del proveedor: NIF, nombre comercial, razón social, datos de contacto, dirección e IVA comunitario si procede.
• Datos del cliente: NIF, nombre comercial, razón social, datos de contacto, dirección e IVA comunitario si procede.
• Descripción de los productos/ servicios.
• Precio total de la factura proforma.
• Divida empleada en la operación.
• Gastos aplicables.

También se debe incluir un texto indicando que se trata de una factura proforma y debe catalogarse con otra serie numérica distinta a las facturas ordinarias. Se puede hacer sin numeración.

Interesa recurrir a este modelo de facturas para “informar a tus clientes de los detalles de una futura factura definitiva. Si tu cliente da como bueno el contenido de la factura proforma, ya la puedes convertir en una factura definitiva”.

También te puede interesar emitir una factura proforma cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor que deberá pagar.

Por otro lado, el momento más común para entregar una factura proforma se produce cuando el servicio que prestaremos ya ha sido acordado con el cliente, o cuando ya nos haya realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía.

Finalmente, otro supuesto en el que puede resultar útil es en caso de haber solicitado alguna subvención o financiación aprovechándola como justificante y compromiso de una inversión a realizar dado que, aunque no tiene validez fiscal, acredita que hay compromiso de indicio de actividad.